Opdrachten binnenhalen? Hoe schrijf je de eerste e-mail naar een opdrachtgever?

Opdrachten binnenhalen? Hoe schrijf je de eerste e-mail naar een opdrachtgever?

Opdrachten binnenhalen? Hoe schrijf je de eerste e-mail naar een opdrachtgever?

Opdrachten binnenhalen: voorwoord van de auteur

Voor ik eraan begin, wil ik even de aanleiding van deze blog schetsen. Ik moest onlangs op zoek naar een freelance travel copywriter om een redelijk omvangrijke opdracht uit te besteden.

Ik besloot om een oproep te plaatsen in een groep op Facebook voor tekstschrijvers. In geen tijd puilde mijn mailbox uit van de reacties. Ik riep de instroom uiteindelijk een halt toe na 50 inzendingen. Veel te veel natuurlijk, maar goed, daar had ik op voorhand misschien beter over moeten nadenken. Iedereen wil daar natuurlijk de opdracht binnenhalen.

Enfin, de eindbeslissing over wie nu precies de opdracht zou krijgen, lag niet volledig bij mij. Ik moest wel een paar geschikte schrijvers aandragen. Ik worstelde me door dat pak e-mails. Uiteindelijk bleven er een drietal mensen over, waarvan ik er uiteindelijk maar twee uitgebreider heb voorgesteld en we met één iemand aan de slag zijn gegaan.

Voor mij was het een van de eerste keren dat ik de positie van opdrachtgever zat om een redelijk uitgebreide opdracht weg te geven. In mijn verleden als copywriter heb ik zelf ontelbare e-mails verstuurd naar oproepen. Soms haalde ik de opdracht met succes binnen, maar heel vaak ook niet.

Vanuit de positie als ontvanger heb ik nu wel bij mezelf gezien hoe je als opdrachtgever naar zo’n hoop reacties kijkt. Hoe ga je een goede van een slechte reactie onderscheiden? Ik heb alles wat door mij heen ging in deze blog samengevat om mijn collega-copywriters (en andere freelancers) te helpen.

Ga je hier de heilige graal vinden om altijd de winnende e-mail te schrijven? Waarschijnlijk niet. Zaken die mij persoonlijk aanspraken of deden afhaken, zullen bij andere opdrachtgevers misschien helemaal anders uitpakken.

Hoe schrijf je nu echt die eerste reactie naar een potentiële opdrachtgever toe?
Hier volgen de do’s en don’ts vanuit mijn gevoel als opdrachtgever.

Wat je vooral niet moet doen om opdrachten binnen te halen:

50 reacties dus. Dat betekende heel wat kaf van het koren scheiden. En kaf was er genoeg. Ik merkte meteen hoe bijzonder snel je dat kaf begint te scheiden als opdrachtgever. Heel wat e-mails heb ik wellicht minder dan 15 seconden bekeken.

De belangrijkste fouten die ik bij de “snelle afvallers” zag:

1) Geen e-mail sturen en de opdrachtgever meteen lastig gaan vallen op sociale media

In de opdracht vroeg ik om een e-mail te sturen, niet om meteen via Facebook Messenger jezelf te komen aanprijzen. Ik zat daar niet op te wachten en vond het op de koop toe vreselijk irritant. Eigenlijk vond ik het zelfs een beetje naar. Een soort invasie van mijn privacy. Op die reacties via Messenger heb ik uiteindelijk ook niet geantwoord.

Mijn tip: hou er rekening mee dat niet iedere klant zijn of haar persoonlijke social kanalen wil gebruiken voor professionele contacten. 

2) Minder dan vijf minuten na de plaatsing al mailen

Het is leuk dat je er snel bij bent. Maar een reactie binnen de vijf minuten gaf mij de indruk dat je:

  • ofwel gewoon op werk zat te wachten
  • uit puur opportunisme snel wat stuurde
  • ervan overtuigd bent dat de eerste inzender altijd wint
  • of de opdracht maar half gelezen hebt

Het moet zeker snel wanneer je heel wat kapers op de kust hebt. Maar je hoeft qua snelheid niet te overdrijven. Dat kan soms ook een negatieve indruk wekken.

3) Geen moeite doen om jezelf iet of wat voor te stellen

Een aantal reacties kan ik samenvatten als:

“Hallo Davy, ik ben X en ik heb interesse in de opdracht. Stuur je me wat meer info?”

Mooi, ik weet bij deze je naam. Maar verder heb ik geen flauw idee of je ooit al een tekst over reizen hebt geschreven of waarom dit iets voor jou is. Heb je een CV? Een paar relevante projecten? Ik zie het niet.

“Hallo Davy, ik ben X en ik heb interesse. Op mijn website vind je alles over mij.”

Oké, hier weet ik dan toch al dat je een website hebt. De link naar je website in dezelfde zin zetten had leuk geweest. Maar blijkbaar moet ik die gaan zoeken in je e-mailhandtekening om vervolgens via je welkomstwoord op je homepagina je hele portfolio te gaan filteren op travel. Sorry, slechte website, hier heb ik geen tijd voor. De volgende!

4) “Ik ben nog niet zo lang bezig en daarom kost ik niet veel.”

Een klassieke startersfout denk ik.

Kijk, ik ben op zoek naar iemand die de opdracht tot een goed einde kan brengen. Hiermee zeg je alleen maar dat je nog niet veel gedaan hebt en dat je niet veel gaat kosten. Het enige wat je daarmee bereikt is dat ik bij voorbaat geen vertrouwen heb in je expertise. Het gevoel dat je daarbij krijgt als opdrachtgever is ongeveer dit:

“Als ik de opdracht aan jou geef, heb ik so-wie-so nog uren werk om jouw fouten recht te zetten. Dan kan ik het beter meteen zelf doen, toch?”

Nog iets anders dat daar speelt: stel dat ik je de opdracht toch geef. Ga ik dan volgend jaar voor een soortgelijk werk meer moeten betalen wanneer ik je nog eens nodig heb?

5) Heel je levensverhaal vertellen

Sommigen deden het tegenovergestelde van punt 2 en stelden zichzelf gewoon veel te uitgebreid voor met irrelevante info. Je hoefde echt geen lijst op te sommen van alle landen waar je in de voorbije 15 jaar bent geweest. Het maakte mij ook niet uit dat je die avond nog gaan fitnessen was of met de hond gaan wandelen en daarom wat later hebt gereageerd.

6) Geen cv, geen portfolio en/of geen links naar relevante projecten

Niet dat die zaken er echt alle drie in moeten zitten. Een cv boeide mij bij de meeste reacties eigenlijk het minste van dat alles. Links naar een portfolio of projecten die echt aansluiten bij de opdracht zijn wel essentieel.

Heb je geen realisatie rond travel in je portfolio zitten? Dan had je jezelf in dit geval eigenlijk de moeite kunnen besparen om te sturen. Je ging het echt nooit winnen met een e-mail naar iemand die jou nog niet kent voor een opdracht in een sector die nieuw voor je is en waarin je veel concurrentie hebt. Twijfel je eraan wat je precies op je website moet zetten? Mijn gratis website check kan je wel helpen.

Tip: je moet natuurlijk ergens voor het eerst zo’n project krijgen voor het tussen je realisaties gaat geraken. Wil je die allereerste opdracht rond jouw favoriete topic succesvol binnenhalen? Probeer dan eerder via persoonlijke contacten ergens een voetje tussen de deur te krijgen. Vroeg of laat vind je iemand die je de kans wel geeft.

Wat je absoluut wel moet doen om opdrachten binnen te halen:

1) Link direct naar je meest relevante projecten

De drie mensen die ik serieus heb overwogen, hadden allemaal geen tien zinnen in hun e-mail geschreven, maar hadden wel meteen links of een bijlage naar reisblogs waar zij aan gewerkt hadden.

Laat de opdrachtgever niet zelf in je porfolio zoeken naar je relevante werk. Dat gaat hij heel vaak niet willen doen. (Of ja, ik heb toch bij niemand lang zitten zoeken, ofwel zag ik meteen travel, ofwel klikte ik snel weg). Geef het beste werk dat je hebt gewoon direct. Dan weet de opdrachtgever in geen tijd wat je allemaal kan.

2) Zeg kort hoe je werkt

Ik zag copywriters passeren die per woord, per uur, met credits of per project werken. Anderen hanteerden verschillende tarieven voor schrijven, herschrijven en SEO.

Jouw werkwijze is jouw werkwijze. Doe daar niet mysterieus over en geef dat direct mee. Dan weet je opdrachtgever direct of het een match kan worden. Ga je opdrachten verliezen door je werkwijze? Uiteraard. Maar andere opdrachten ga je er dan weer mee winnen.

3) Als je meteen een tarief kan geven, doe dat dan ook

Hoe je het keert of draait. De kostprijs is altijd een van de belangrijkste elementen bij de opdracht. Of je jouw tarief direct moet meedelen of niet, hangt af van je werkwijze.

  • Werk je per woord of per uur? Geef dan gewoon altijd je tarief mee.
  • Maak je een projectprijs? Dan begreep ik persoonlijk wel dat je eerst een voorbeeldtekst nodig hebt om een schatting te maken. Dan hoefde de prijs er voor mij zeker nog niet bij te staan.

4) Stel een vraag waarop de opdrachtgever bijna niet anders kan dan antwoorden

Een vraag over wat het bedrijf precies doet of een vraag over welke bestemmingen we precies nodig hebben. Dat vond ik best prettig om te lezen. Dan laat je zien dat je al wat verder wil kijken om te zien of de opdracht iets voor jou is.

Waar je extra het verschil mee maakt in je eerste e-mail:

1) De opdrachtgever ziet aan alles dat je een specialist bent

De namen die ik uiteindelijk doorgaf lieten mij in een handvol zinnen zien dat ze echt goed kunnen schrijven en dat ze al regelmatig gewerkt hebben rond travel. Daar had ik het volste vertrouwen in.

2) Schrijf je mail met net zo veel kwaliteit als je werk

Misschien ligt het aan mij en mijn aloude fascinatie voor scanbaar schrijven op het scherm, maar als een copywriter mij in zijn eerste mail lange lappen tekst stuurt, dan vrees ik dat dat tijdens de opdracht ook gaat gebeuren. Zelfs als je het niet wint, heb je liever dat de opdrachtgever je reactie positief vond, dat geeft je gratis reclame om later wel een klant binnen te halen.

3) Blijf in lijn met de opdracht

De opdracht was simpel: wat teksten herschrijven. Ik zat eigenlijk niet te wachten op e-mails vol creatieve hersenspinsels en allerhande humoristische knipogen. Normaal doen is vaak al gek genoeg. Was ik op zoek geweest naar iemand die een creatieve mailing kan maken, dan mocht dat natuurlijk des te meer.

4) Geef je beschikbaarheid mee

Zeer weinig mensen gaven hun beschikbaarheid mee. Wanneer ik meteen wist wanneer iemand tijd had voor de opdracht, was het nog eens zo prettig. Je hoefde daarom niet per se diezelfde week nog tijd te hebben. Zo lang je opdrachtgever maar weet dat hij geen maanden gaat moeten wachten, is het prima.

5) Durf een dag later eens te bellen

Ik bedacht me achteraf nog dat er van die 50 mensen helemaal niemand heeft gebeld in navolging van de e-mail. Zelfs niemand heeft mijn telefoonnummer gevraagd of opgezocht.

Ikzelf heb vroeger aardig wat opdrachten binnengehaald door pakweg een dag na een mailtje eens te bellen naar de opdrachtgever. Wie de telefoon even had gepakt, was de enige geweest die mij persoonlijk had gesproken. Misschien had je zo mijn keuze wel kunnen veranderen.

 

Nog tips nodig? Ik kan je zeker helpen met een digitale doorlichting wat je online kanalen betreft. Drop me a line!

 

PS: Was jij een van die vijftig mensen en voel je jezelf wat aangevallen in deze blog? Neem het met een korreltje zout. Ik viseerde niemand en heb alles maar vanuit mijn gevoel neergepend.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *